Sådan bruges logiske funktioner i Excel: HVIS, OG, ELLER, XOR, IKKE

Logiske funktioner er nogle af de mest populære og nyttige i Excel. De kan teste værdier i andre celler og udføre handlinger afhængigt af resultatet af testen. Dette hjælper os med at automatisere opgaver i vores regneark.

Sådan bruges IF-funktionen

IF-funktionen er den vigtigste logiske funktion i Excel og er derfor den, der skal forstå først. Det vises adskillige gange i hele denne artikel.

Lad os se på strukturen for IF-funktionen og derefter se nogle eksempler på dens anvendelse.

IF-funktionen accepterer 3 bit information:

= HVIS (logisk_test, [værdi_om_ sandt], [værdi_om_falsk])
  • logical_test: Dette er betingelsen for, at funktionen kan kontrolleres.
  • value_if_true: Handlingen, der skal udføres, hvis betingelsen er opfyldt eller er sand.
  • value_if_false: Handlingen, der skal udføres, hvis betingelsen ikke er opfyldt eller er falsk.

Sammenligningsoperatører til brug med logiske funktioner

Når du udfører den logiske test med celleværdier, skal du være fortrolig med sammenligningsoperatorerne. Du kan se en oversigt over disse i nedenstående tabel.

Lad os nu se på nogle eksempler på det i aktion.

IF-funktion Eksempel 1: Tekstværdier

I dette eksempel vil vi teste, om en celle er lig med en bestemt sætning. IF-funktionen er ikke store og små bogstaver, så der tages ikke store og små bogstaver i betragtning.

Følgende formel bruges i kolonne C til at vise "Nej", hvis kolonne B indeholder teksten "Udført" og "Ja", hvis den indeholder noget andet.

= HVIS (B2 = "Afsluttet", "Nej", "Ja")

Selvom IF-funktionen ikke er store og små bogstaver, skal teksten være nøjagtig matchende.

IF-funktion Eksempel 2: Numeriske værdier

IF-funktionen er også fantastisk til sammenligning af numeriske værdier.

I nedenstående formel tester vi, om celle B2 indeholder et tal, der er større end eller lig med 75. Hvis det gør det, viser vi ordet "Pass", og hvis ikke ordet "Fail".

= HVIS (B2> = 75, "bestået", "mislykkedes")

IF-funktionen er meget mere end bare at vise anden tekst på resultatet af en test. Vi kan også bruge det til at køre forskellige beregninger.

I dette eksempel ønsker vi at give 10% rabat, hvis kunden bruger et bestemt beløb. Vi bruger £ 3.000 som et eksempel.

= HVIS (B2> = 3000, B2 * 90%, B2)

B2 * 90% -delen af ​​formlen er en måde, hvorpå du kan trække 10% fra værdien i celle B2. Der er mange måder at gøre dette på.

Hvad der er vigtigt er, at du kan bruge en hvilken som helst formel i value_if_trueeller value_if_falsesektionerne. Og at køre forskellige formler afhængigt af værdierne fra andre celler er en meget stærk færdighed at have.

IF-funktion Eksempel 3: Datoværdier

I dette tredje eksempel bruger vi IF-funktionen til at spore en liste over forfaldsdatoer. Vi ønsker at vise ordet "Forsinket", hvis datoen i kolonne B er tidligere. Men hvis datoen er i fremtiden, skal du beregne antallet af dage indtil forfaldsdatoen.

Formlen nedenfor bruges i kolonne C. Vi kontrollerer, om forfaldsdatoen i celle B2 er mindre end dagens dato (I DAG-funktionen returnerer dagens dato fra computerens ur).

= HVIS (B2
   
    

Hvad er indlejrede IF-formler?

Du har muligvis hørt om udtrykket nestede IF'er før. Dette betyder, at vi kan skrive en IF-funktion inden for en anden IF-funktion. Vi vil muligvis gøre dette, hvis vi har mere end to handlinger at udføre.

En IF-funktion er i stand til at udføre to handlinger ( value_if_trueog og value_if_false). Men hvis vi integrerer (eller indlejrer) en anden IF-funktion i value_if_falsesektionen, kan vi udføre en anden handling.

Tag dette eksempel, hvor vi vil vise ordet "Fremragende", hvis værdien i celle B2 er større end eller lig med 90, vis "God", hvis værdien er større end eller lig med 75, og vis "Dårlig", hvis noget andet .

= IF (B2> = 90, "Fremragende", IF (B2> = 75, "God", "Dårlig"))

Vi har nu udvidet vores formel til at gå ud over, hvad kun en IF-funktion kan gøre. Og du kan rede flere IF-funktioner, hvis det er nødvendigt.

Notice the two closing brackets on the end of the formula—one for each IF function.

There are alternative formulas that can be cleaner than this nested IF approach. One very useful alternative is the SWITCH function in Excel.

The AND and OR Logical Functions

The AND and OR functions are used when you want to perform more than one comparison in your formula. The IF function alone can only handle one condition, or comparison.

Take an example where we discount a value by 10% dependent upon the amount a customer spends and how many years they have been a customer.

On their own, the AND and OR functions will return the value of TRUE or FALSE.

The AND function returns TRUE only if every condition is met, and otherwise returns FALSE. The OR function returns TRUE if one or all of the conditions are met, and returns FALSE only if no conditions are met.

These functions can test up to 255 conditions, so are certainly not limited to just two conditions like is demonstrated here.

Below is the structure of the AND and OR functions. They are written the same. Just substitute the name AND for OR. It is just their logic which is different.

=AND(logical1, [logical2] ...)

Let’s see an example of both of them evaluating two conditions.

AND Function example

The AND function is used below to test if the customer spends at least £3,000 and has been a customer for at least three years.

=AND(B2>=3000,C2>=3)

You can see that it returns FALSE for Matt and Terry because although they both meet one of the criteria, they need to meet both with the AND function.

OR Function Example

The OR function is used below to test if the customer spends at least £3,000 or has been a customer for at least three years.

=OR(B2>=3000,C2>=3)

In this example, the formula returns TRUE for Matt and Terry. Only Julie and Gillian fail both conditions and return the value of FALSE.

Using AND and OR with the IF Function

Because the AND and OR functions return the value of TRUE or FALSE when used alone, it’s rare to use them by themselves.

Instead, you’ll typically use them with the IF function, or within an Excel feature such as Conditional Formatting or Data Validation to perform some retrospective action if the formula evaluates to TRUE.

In the formula below, the AND function is nested inside the IF function’s logical test. If the AND function returns TRUE then 10% is discounted from the amount in column B; otherwise, no discount is given and the value in column B is repeated in column D.

=IF(AND(B2>=3000,C2>=3),B2*90%,B2)

The XOR Function

In addition to the OR function, there is also an exclusive OR function. This is called the XOR function. The XOR function was introduced with the Excel 2013 version.

This function can take some effort to understand, so a practical example is shown.

The structure of the XOR function is the same as the OR function.

=XOR(logical1, [logical2] ...)

When evaluating just two conditions the XOR function returns:

  • TRUE if either condition evaluates to TRUE.
  • FALSE if both conditions are TRUE, or neither condition is TRUE.

This differs from the OR function because that would return TRUE if both conditions were TRUE.

This function gets a little more confusing when more conditions are added. Then the XOR function returns:

  • TRUE if an odd number of conditions return TRUE.
  • FALSE if an even number of conditions result in TRUE, or if all conditions are FALSE.

Let’s look at a simple example of the XOR function.

In this example, sales are split over two halves of the year. If a salesperson sells £3,000 or more in both halves then they are assigned Gold standard. This is achieved with an AND function with IF like earlier in the article.

But if they sell £3,000 or more in either half then we want to assign them Silver status. If they don’t sell £3,000 or more in both then nothing.

The XOR function is perfect for this logic. The formula below is entered into column E and shows the XOR function with IF to display  “Yes” or “No” only if either condition is met.

=IF(XOR(B2>=3000,C2>=3000),"Yes","No")

The NOT Function

The final logical function to discuss in this article is the NOT function, and we have left the simplest for last. Although sometimes it can be hard to see the ‘real world’ uses of the function at first.

The NOT function reverses the value of its argument. So if the logical value is TRUE, then it returns FALSE. And if the logical value is FALSE, it will return TRUE.

This will be easier to explain with some examples.

The structure of the NOT function is;

=NOT(logical)

NOT Function Example 1

In this example, imagine we have a head office in London and then many other regional sites. We want to display the word “Yes” if the site is anything except London, and “No” if it is London.

The NOT function has been nested in the logical test of the IF function below to reverse the TRUE result.

=IF(NOT(B2="London"),"Yes","No")

This can also be achieved by using the NOT logical operator of . Below is an example.

=IF(B2"London","Yes","No")

NOT Function Example 2

The NOT function is useful when working with information functions in Excel. These are a group of functions in Excel that check something, and return TRUE if the check is a success, and FALSE if it is not.

For example, the ISTEXT function will check if a cell contains text and return TRUE if it does and FALSE if it does not. The NOT function is helpful because it can reverse the result of these functions.

In the example below, we want to pay a salesperson 5% of the amount they upsell. But if they did not upsell anything, the word “None” is in the cell and this will produce an error in the formula.

The ISTEXT function is used to check for the presence of text. This returns TRUE if there is text, so the NOT function reverses this to FALSE. And the IF performs its calculation.

=IF(NOT(ISTEXT(B2)),B2*5%,0)

Mastering logical functions will give you a big advantage as an Excel user. To be able to test and compare values in cells and perform different actions based on those results is very useful.

Denne artikel har dækket de bedste logiske funktioner, der bruges i dag. Nylige versioner af Excel har set introduktionen af ​​flere funktioner tilføjet til dette bibliotek, såsom XOR-funktionen nævnt i denne artikel. Hvis du holder dig opdateret med disse nye tilføjelser, holder du dig foran publikum.