Begyndervejledningen til Google Docs

Hvis du lige er kommet i gang med Google Docs, kan dens omfattende funktioner og tilføjelser være lidt overvældende. Her er nogle tip, der hjælper dig med at komme i gang med dette kraftfulde alternativ til Microsoft Word.

Hvad er Google Docs?

Hvis du har hørt om Google Docs før, er du velkommen til at springe videre. Hvis du aldrig har hørt om det før, er der et crashkursus om, hvad du har brug for at vide. Vi gennemgår det grundlæggende og får dig til at pusse op med, hvad Google Docs er, og hvordan du kan komme i gang med det samme.

Google Docs er en gratis, webbaseret tekstbehandler, der tilbydes af Google som en del af sin komplette kontorpakke - Google Drive - til at konkurrere med Microsoft Office. De andre hovedtjenester, der er inkluderet i den skybaserede pakke, er Sheets (Excel) og Slides (Powerpoint).

RELATERET: Hvad er G Suite, alligevel?

Google Docs er tilgængeligt på alle enheder og platforme; alt hvad du behøver er en internetforbindelse og en webbrowser (eller, i tilfælde af mobil, de relevante apps). Google gør resten og håndterer byrden af ​​det tunge løft, mens det kører softwaren i skyen.

Docs understøtter flere forskellige filtyper, herunder .doc, .docx .txt, .rtf og .odt, hvilket gør det nemt at se og konvertere Microsoft Office-filer direkte fra Google Drive.

Og da Docs er en online tekstbehandler, kan du dele og samarbejde med flere personer om det samme dokument, spore revisioner, ændringer og forslag alt i realtid.

Har du hørt nok? Lad os komme igang.

Sådan tilmelder du dig en konto

Den første ting, du skal gøre, før du kan bruge Google Docs, er at tilmelde dig en Google-konto (en @gmail-konto). Hvis du allerede har en konto, er du velkommen til at gå videre til næste afsnit. Hvis ikke, går vi over den enkle måde at oprette en Google-konto på og få dig klar med Docs.

Gå over til accounts.google.com, klik på "Opret konto" og derefter "For mig selv."

På den næste side skal du give nogle oplysninger for at oprette en konto, som for- og efternavne, brugernavn og adgangskode.

Du skal også bekræfte dit telefonnummer for at sikre, at du er et faktisk menneske og ikke en bot.

Når du har bekræftet dit telefonnummer, kræver de efterfølgende sider, at du angiver en e-mail-adresse til gendannelse, fødselsdato og køn samt samtykke til fortrolighedserklæringen og servicevilkårene. Afslut det, og du er den stolte nye ejer af en Google-konto.

Sådan oprettes et tomt dokument

Nu hvor du har en Google-konto, er det tid til at oprette dit første dokument. Gå videre til Google Docs, og placer markøren på det flerfarvede "+" ikon i nederste højre hjørne.

+ Bliver til et blåt blyantikon; Klik på den.

Tip til Chrome Pro:  Hvis du bruger Google Chrome, kan du skrive docs.newi omnifeltet og trykke på Enter for automatisk at oprette og åbne et nyt tomt dokument.

Sådan importeres et Microsoft Word-dokument

Selvom du ikke er ny på Google Docs, har du muligvis allerede en samling af Microsoft Word-filer, du gerne vil kunne bruge. Hvis det er tilfældet, skal du uploade alle dine Word-dokumenter, før du kan se dem. Selvom det muligvis ikke understøtter nogle af de mere avancerede funktioner og formatering af nogle Word-dokumenter, fungerer det ret godt.

Når du importerer et Word-dokument, kan du bruge enten Google Docs eller Drive til at uploade dine filer. Begge metoder giver dig mulighed for at trække og slippe en fil fra din computer direkte til webbrowseren for nem uploads. Dit drev huser alle dine uploadede filer, men af ​​bekvemmeligheds skyld viser du kun dokumentfiler, når du går til Docs-hjemmesiden.

Klik på mappeikonet øverst til højre på Google Docs-startsiden, og klik derefter på fanen "Upload".

Når Word-filen er uploadet, åbner Docs den automatisk, klar til at begynde at redigere, dele og samarbejde.

For at åbne et Word-dokument, som du vil redigere, skal du klikke på filen med det blå 'W' ud for filnavnet fra din Google Docs-startside.

Klik på enten at se Word-filen eller redigere den i Docs.

Når du er færdig med dokumentet, kan du downloade dit dokument tilbage i DOCX- eller PDF-, ODT-, TXT-, HTML- eller EPUB-format. Klik på Filer> Download som, klik derefter på det ønskede format, og det downloades direkte til, hvor filer gemmes fra din browser.

RELATERET: Sådan importeres et Word-dokument til Google Docs

Sådan kontrolleres din stavning i Google Docs

Nu hvor du har et par dokumenter, er det tid til at sikre dig, at din stavning og grammatik er korrekte. Docs er udstyret med en stavekontrol, der er klar til dig - hver gang du stave forkert, understreger den fejlen med en snoet linje, der beder dig om at foretage en ændring.

Dette skal være aktiveret som standard, men du kan sørge for det i Værktøjer> Stavekontrol> Understreget fejl.

For at se stavekorrektioner og forslag skal du højreklikke på ordet med linjen nedenunder. Alternativt eller tryk på Ctrl + Alt + X (Windows) eller Command + Alt + X (Mac) for at åbne værktøjet Stavekontrol og grammatik.

En anden måde at få adgang til stavekontrol er at klikke på ikonet med et A og et flueben. Dette muliggør værktøjet og analyserer dit dokument til stavning og grammatik.

Sammen med en stavekontrol leveres Google Docs med en indbygget ordbog og synonymordbog. Alt du skal gøre er at fremhæve et ord, højreklikke på det og derefter klikke på "Definer [ord]."

Selvom dette skulle komme i gang, dykker vi dybere ned i Docs 'stave- og grammatikkontrol, hvis du vil have mere info.

RELATERET: Sådan kontrolleres din stavning i Google Docs

Sådan samarbejder du om dokumenter med andre

En af de bedste funktioner i Google Docs er muligheden for at generere et link, der kan deles, der lader alle med det enten se, foreslå redigeringer eller redigere dit dokument. I stedet for at sende en fil frem og tilbage mellem samarbejdspartnere kan du foretage redigeringer og forslag på én gang, som om du alle blev krøllet over den samme computer i realtid. Den eneste forskel er, at hver person har sin egen tekstindtastningsmarkør til brug på sin personlige computer.

Fra det dokument, du vil dele, skal du klikke på den blå knap "Del" for at vælge, hvordan og med hvem du vil sende et link til din fil. Du kan indtaste e-mail-adresser manuelt eller klikke på "Få link, der kan deles" i øverste hjørne for at uddele invitationen selv.

Fra rullemenuen kan du redigere, hvor meget strøm de delte brugere har over filen, når du vælger en af ​​disse muligheder:

  • Fra:  Deling er deaktiveret. Hvis du tidligere har delt et link med andre, fungerer det ikke længere og tilbagekalder de tilladelser, de engang havde.
  • Alle med linket kan redigere:  Giver de delte brugere fuld læse- / skriveadgang. De kan dog stadig ikke slette det fra dit drev - dette er kun til indholdet af filen.
  • Alle med linket kan kommentere:   Tillader delte brugere at efterlade kommentarer, hvis det ønskes - dette er fantastisk til teamprojekter.
  • Alle med linket kan se : Delt brugere kan se filen, men kan ikke redigere den på nogen måde. Dette er standardhandlingen, når du deler en fil, og den bedste mulighed, hvis du prøver at dele en fil til download.

Du kan gøre meget mere med disse delbare links, som også fungerer med andre Drive-filer og på mobil. Se vores indlæg for et dybere kig på, hvordan disse links fungerer, og hvordan man genererer dem.

RELATERET: Sådan oprettes delbare downloadlink til filer på Google Drive

Sådan får du vist alle de seneste ændringer til et dokument

Når du deler dokumenter med andre, er det svært at holde styr på alle de små ændringer, der sker, hvis du ikke er til stede. For det er der revisionshistorik. Google Docs holder styr på alle de ændringer, der sker i et dokument, og grupperer dem i perioder og holder rodet nede. Du kan endda gendanne en fil til en af ​​de tidligere versioner, der er anført i historikken, med et museklik.

Du kan se en liste over alle nylige ændringer ved at klikke på Filer> Versionshistorik> Se Versionshistorik.

RELATERET: Sådan kan du se nylige ændringer i din Google Docs, Sheets eller Slides-fil

Sådan foreslår du en redigering af et dokument

Hvis du er ejer af et dokument og foretrækker, at samarbejdspartnere skal foreslå redigeringer af din fil (i stedet for direkte at redigere dem), kan du indstille adgangstilladelsen til "Forslag." Dette gør det muligt for andre at redigere et dokument uden at bekymre sig om, at andre rodrer i din fil. Når en samarbejdspartner foretager en redigering, modtager ejeren en e-mail-underretning om den foreslåede redigering og kan vælge at beholde eller kassere ændringen.

Hvis du kigger op øverst til højre i dokumentvinduet, ser du din aktuelle tilstand. Hvis du ser "Forslag", er du klar til at gå. Hvis du ser "Redigering" eller "Visning", skal du klikke på den knap og derefter klikke på "Foreslå".

RELATERET: Sådan foreslår du en redigering i Google Docs

Sådan finder du ord og antal sider

Som standard viser Google Docs ikke antallet af ord eller sider, men det er let at kontrollere dem uden manuel optælling. Så hvis du har en streng ordgrænse for en opgave eller kan lide at holde styr på det beløb, du skriver, kan du se detaljerne til dit arbejde med ordtællingen. Du kan endda fremhæve tekst fra ethvert afsnit for at kontrollere, hvor mange ord der er i markeringen.

For at se dit dokuments ord / sidetælling skal du klikke på Værktøjer> Ordtælling eller trykke på Ctrl + Skift + C på Windows og Kommando + Skift + C på Mac.

Du kan også finde ordtællingen for en bestemt tekststreng ved at fremhæve den og springe tilbage til Værktøjer> Ordtælling (eller ved hjælp af nøglekombinationen).

RELATERET: Sådan finder du antallet af sider og ord i Google Docs

Sådan bruges Google Docs offline

Hvad sker der, hvis du har brug for adgang til Google Docs, men ikke har en internetforbindelse? Selvom Google Docs er et webbaseret produkt, betyder det ikke, at du ikke kan bruge det offline. Du skal downloade en udvidelse til Chrome og sørge for at aktivere filen til offline brug på forhånd. Eventuelle ændringer, du foretager i filopdateringen, næste gang du opretter forbindelse til internettet.

Når du har downloadet den officielle udvidelse til Chrome, skal du gå til Google Docs 'hjemmeside og i øverste venstre hjørne skal du klikke på Hamburger-menuen> Indstillinger. Når du er her, skift "Offline" til positionen On, og klik derefter på "OK".

For at spare lagerplads på din lokale maskine downloader Google og gør kun de senest tilgængelige filer tilgængelige offline. For at aktivere en fil manuelt skal du klikke på ikonet med tre prikker og derefter skifte "Tilgængelig offline" til Til.

RELATERET: Sådan bruges Google Docs offline

Sådan tilføjes sidetal til et dokument

Sidetal er et visuelt værktøj, der bruges til at vise læseren, hvilken side de aktuelt er på. De hjælper dig også med at organisere fysiske ark og placere dem i den rigtige rækkefølge (du ved - hvis du udskriver dem). Google Docs genererer ikke automatisk sidetal i filer, du skal tilføje dem manuelt, men det er nemt at tilføje dem til sidehovedet eller sidefoden af ​​dit dokument.

For at tilføje et sidetal til alle sider skal du klikke på Indsæt> Sidehoved og sidetal> Sidetal. Du får vist et pop op-vindue, hvor du kan vælge en sidetalsstil.

RELATERET: Sådan tilføjes sidetal til Google Docs

Sådan styres margener i Google Docs

Margener er det hvide område, der grænser op til dit dokument på alle sider. Da margener skaber en usynlig kant, øger du mængden af ​​anvendelig plads på siden, når du reducerer marginstørrelsen. Hvis du har brug for at ændre mængden af ​​plads på kanterne på alle filens sider, skal du styre dens margener med linealen langs siden og toppen af ​​dokumentet.

Hvis du hellere vil indtaste margenerne manuelt, skal du klikke på Filer> Sideopsætning, indtaste den mængde hvidt rum, du vil se på hver side, og derefter klikke på "OK".

RELATERET: Sådan styres margener i Google Docs

Sådan tilføjes et tekstfelt til et dokument

Tilføjelse af tekstfelter til Google Docs er en fantastisk måde at fremhæve relevante oplysninger og henlede opmærksomheden på specifikke elementer i et dokument. At oprette en er imidlertid ikke en ligetil proces og er skjult et usandsynligt sted: fra tegningsfunktionen.

For at få adgang til menuen Tegning skal du gå til Indsæt> Tegning og klikke på tekstfeltikonet i menulinjen.

Klik nu og træk med musen for at oprette et tekstfelt i det angivne rum, og tilføj derefter den ønskede tekst.

Klik på "Gem og luk" for at indsætte tekstfeltet i dit dokument, når du er færdig.

RELATERET: Sådan tilføjes et tekstfelt i Google Docs

Sådan tilføjes en indholdsfortegnelse

En indholdsfortegnelse er en måde at vise læserne hvert emne / kapitel opført i dokumentet. Denne funktion genererer automatisk en og bruger links, der springer til hver sektion, når der klikkes på dem. Så hvis du har et stort dokument, giver dette enhver hurtig adgang til bestemte dele uden behov for at rulle gennem det hele.

Klik på Indsæt> Indholdsfortegnelse, og klik derefter på en af ​​de to angivne muligheder. Den første mulighed er en indholdsfortegnelse med almindelig tekst med tal i højre side beregnet til trykte dokumenter. Den anden mulighed bruger ikke sidetal, men indsætter i stedet hyperlinks, der springer til det bemærkede afsnit, så dokumenter kan vises online.

Bemærk, at for at oprette en automatisk genereret indholdsfortegnelse, der linker til bestemte sektioner i dit dokument, skal du formatere hvert kapitel - eller titel - ved hjælp af Google Docs 'indbyggede headerformat. Dette lader Docs vide, hvordan de skal udfylde tabellen og tilføje klikbare links.

RELATERET: Sådan oprettes en indholdsfortegnelse i Google Docs

De bedste tilføjelser til Google Docs

Nu hvor du har lært alt det grundlæggende i Google Docs, kan du blive en ægte strømbruger med tilføjelsen af ​​tilføjelser. Tilføjelser ligner meget udvidelser til webbrowsere, men er specifikke for Google Docs og giver dig mulighed for at få yderligere funktioner fra tredjepartsudviklere. Du kan installere værktøjer til at øge produktiviteten med yderligere korrekturlæsere, apps til dokumentsignering, en in-document-oversætter og endda en rubrikskab til lærere.

RELATERET: De bedste tilføjelser til Google Docs