Sådan reduceres størrelsen på et Microsoft Word-dokument

Word-dokumenter kan få enorme, usædvanligt lange, komplekse dokumenter med masser af indlejrede billeder, skrifttyper og andre objekter. Men det ser også ud til, at dokumenter kan vokse ud af hånden af ​​tilsyneladende ingen grund. Hvis du har at gøre med et stort dokument, her er nogle ting, du kan prøve at reducere filstørrelsen.

Når du har et Word-dokument, der er lidt for stort, er det første, du prøver, at komprimere billederne i det. Dette skyldes dels, at websteder som How-To Geek har skrevet omfattende artikler, der forklarer, hvordan man gør dette, og dels fordi, ja, billeder altid synes at bumpe størrelsen på et Word-dokument uden fornuft. Du skal stadig gå videre og følge de tip, vi skrev i den artikel, for hvis du har billeder, hjælper de dig.

Men hvis du ikke har billeder, eller hvis du har fulgt disse tip og har brug for at reducere filstørrelsen mere, har vi dækket dig. Vi har mange tip til at dele, så vi har opdelt dem i ting, der helt sikkert vil hjælpe med at reducere størrelsen på et Word-dokument, ting, der kan hjælpe, og nogle ofte foreslåede tip, som du ikke bør gider med .

Lad os komme igang.

Tip, der helt sikkert vil hjælpe med at reducere dokumentets størrelse

Ikke hvert tip, du finder, vil være nyttigt for dig. Nogle gange er det fordi de ikke gælder for din situation (hvis du ikke har nogen billeder, så vil tip til komprimering af billeder ikke være til brug), men nogle gange er tipene bare forkerte. Vi har testet alle tipene i dette afsnit, så vi ved, at de fungerer.

Konverter dit dokument til DOCX-formatet

Microsoft frigav DOCX-formatet i Office 2007, så hvis du stadig bruger .doc-format, er det tid til at konvertere. Den nyere .docx-filtype fungerer i det væsentlige som en ZIP-fil ved at komprimere indholdet af dokumentet, så blot at konvertere en .doc-fil til .docx-format vil gøre dit dokument mindre. (Dette gælder for øvrig andre Office-formater som Excel (.xls til .xslx), PowerPoint (.ppt til .pptx) og Visio (.vsd til .vsdx).)

For at konvertere din .doc-fil skal du åbne den i Word og klikke på Filer> Info> Konverter.

Klik på "OK" i den prompt, der vises, klik på knappen "Gem", og Word konverterer dit dokument til .docx. Word udfører denne konvertering ved at oprette en helt ny version af dokumentet i det nye format, så du har stadig din gamle .doc-version tilgængelig.

Vi testede dette med en 20-siders .doc-fil, der indeholdt seks billeder, forskellige tabeller og formateringsmærker. Den originale .doc-fil var 6.001 KB, men den konverterede. Docx-fil vejede kun 721 KB. Det er 12% af den oprindelige størrelse. Intet andet, vi foreslår nedenfor, vil gøre mere for at reducere din filstørrelse, så hvis du har .doc-filer, kan du konvertere til .docx, kan dit arbejde muligvis være udført.

Indsæt dine billeder i stedet for at kopiere og indsætte dem

Når du kopierer og indsætter et billede i dit dokument, antager Word visse antagelser om, hvordan man håndterer det. En af disse antagelser er, at du vil have, at det indsatte billede skal være et BMP-format, som er en stor filtype, eller undertiden PNG, som stadig er ret stor. Et simpelt alternativ er at indsætte dit billede i et redigeringsprogram i stedet, gemme det som et mindre format som JPG og derefter bruge Indsæt> Billede til at indsætte billedet i dit dokument i stedet.

At indsætte det lille skærmbillede nedenfor direkte i et ellers tomt Word-dokument fik dokumentets størrelse til at hoppe fra 22 KB til 548 KB.

At indsætte dette skærmbillede i Paint, gemme det som en JPG og derefter indsætte JPG i et tomt dokument fik dokumentet til at hoppe til kun 331 KB. Det er lidt over 40% mindre. Endnu bedre resulterede brugen af ​​GIF-format i et dokument, der var over 60% mindre. Opskaleret er det forskellen mellem et 10 MB dokument og 4 MB dokument.

Selvfølgelig kan du ikke altid slippe af sted med dette. Nogle gange har du brug for den bedre billedkvalitet, som formater som BMP og PNG kan tilbyde. Men hvis det er et lille billede, eller hvis du ikke har brug for superhøj kvalitet, kan det være lettere at bruge et lettere format og indsætte billedet.

Mens du gemmer dit billede, skal du redigere det

Når du redigerer et billede i Word, gemmer det alle dine billedredigeringer som en del af dokumentet. Det betyder, at hvis du beskærer et billede i dit dokument, bevarer Word stadig det fulde originale billede. Skift et billede til sort / hvid, og Word bevarer stadig det originale fuldfarvebillede.

Dette øger størrelsen på dit dokument unødigt, så når du har foretaget ændringer i dine billeder, og du er sikker på, at du ikke behøver at gendanne disse billeder, kan du få Word til at kassere redigeringsdataene.

Men bedre end at fjerne unødvendige data fra dit dokument er ikke at have de unødvendige data i dit dokument i første omgang. Eventuelle redigeringer, du kan foretage, selv enkle som beskæring eller tilføjelse af en pil, gøres bedst i en billededitor, før du indsætter billedet i dokumentet.

Komprimer alle dine billeder på én gang

Ja, vi sagde i starten, at denne artikel handlede om andre måder at mindske din filstørrelse på, men de fleste artikler om dette emne fortæller dig, hvordan du komprimerer dine billeder ad gangen (inklusive vores artikel), og her på How-To Geek vi handler om at finde bedre måder at gøre tingene på.

Klik på Filer> Gem som> Flere indstillinger. (Du har muligvis "Gem en kopi" i stedet for "Gem som", hvis du har OneDrive med AutoSave slået til.)

Dette åbner dialogboksen "Gem som", hvor du får adgang til nogle yderligere muligheder. Klik på Værktøjer> Komprimer billeder.

Dette åbner panelet "Komprimer billeder", hvor du kan beslutte, hvilken kompression du vil anvende på alle dine billeder på én gang.

Indstillingen "Anvend kun på dette billede" er nedtonet, fordi dette er et alt eller intet værktøj - enten på alle dine billeder vil disse indstillinger blive anvendt, når du gemmer dokumentet, eller ingen af ​​dem vil. Så hvis du vil vælge forskellige muligheder for forskellige billeder, fungerer dette ikke for dig. Men hvis du ønsker at komprimere alle dine billeder på én gang, er dette muligheden for at bruge.

Vælg dine valg, klik på "OK", og gem derefter den nye version af dit dokument med alle komprimerede billeder.

Stop med at integrere skrifttyper i dit dokument

Medmindre du bruger en usædvanlig skrifttype fra en galakse langt langt væk, er det næsten sikkert, at enhver, som du deler dit dokument med, vil være i stand til at læse det ved hjælp af deres kopi af Word (eller et gratis alternativ som Libre Office). Så hvorfor vil du spilde plads i din fil ved at indlejre skrifttyperne? Stop dette ved at gå til Filer> Indstillinger> Gem og slå "Indlejring af skrifttyper i filen" fra.

Du tror måske, at dette ikke ville gøre meget, men du ville tage fejl. Hvis du har slået fontindlejring til og har indstillingen "Integrer ikke almindelige systemskrifttyper" slået fra, er forskellen i filstørrelse næsten 2 MB. Selv med "Ikke integrer almindelige systemskrifttyper" aktiveret (hvilket betyder skrifttyper som Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman osv. Er ikke inkluderet), er filen stadig næsten 1,3 MB større.

Så ja, stop med at integrere skrifttyper i dit dokument.

RELATERET: Sådan indstilles standardskrifttypen i Word

Stop med at integrere andre filer, hvis du kan

Vi viste dig for nylig, hvordan du integrerer eller forbinder et Excel-regneark i et Word-dokument (og du kan også gøre dette med andre filer, som f.eks. PowerPoint-præsentationer eller Visio-diagrammer). Hvis du kan linke til regnearket i stedet for at integrere det, sparer du dig selv det meste af Excel-filens størrelse. Du gemmer ikke det hele, fordi det linkede regneark stadig tilføjer en vis størrelse, men dit dokument vil være meget mindre med et link end en fuld indlejring. Selvfølgelig er der ulemper ved at forbinde såvel som fordele, så sørg for at læse den artikel for at forstå dem, før du gør dette.

Stop med at gemme en miniaturebillede til dokumentet

Tilbage på dagen lader Word dig gemme et miniaturebillede af dokumentet, så Windows kan vise dig et eksempel i File Explorer. I disse dage kan File Explorer gøre dette alene og har ikke brug for hjælp fra Word, men muligheden er stadig der i dit dokument. I vores 721KB testdokument øgede aktivering af denne mulighed filstørrelsen til 3247 KB. Det er 4,5 gange størrelsen på den originale fil - for ingenting. Du finder denne indstilling under Filer> Info> Egenskaber> Avancerede egenskaber.

Deaktiver afkrydsningsfeltet "Gem miniaturer til alle Word-dokumenter" og klik på "OK".

Navnet på denne mulighed er lidt vildledende, fordi det kun påvirker det dokument, du har åbent, at slå det fra her, selvom der står "alle Word-dokumenter." Hvis dette er slået til som standard, når du opretter et dokument, skal du slå det fra i Normal.dotx-skabelonen, og Microsoft har leveret fremragende instruktioner til at gøre dette, hvis du ikke er sikker på hvordan.

Du kan også slå denne indstilling fra i dialogboksen "Gem som", hvor den kaldes den lidt mere korrekte "Gem miniaturebillede."

Fjern personlige og skjulte oplysninger fra dit dokument

Ikke alene tilføjes personlige oplysninger til størrelsen på dit dokument, men det giver også potentielt dine læsere oplysninger, som du ikke vil have dem til at have. Der kan også være information, der er formateret som skjult, og hvis du ikke har brug for denne skjulte tekst i dokumentet, hvorfor ikke slippe af med den?

Fjern disse unødvendige oplysninger fra dit dokument ved at gå til Filer> Info> Kontroller for problemer og derefter klikke på knappen "Undersøg dokument".

Sørg for, at "Dokumentegenskaber og personlige oplysninger" er aktiveret, og klik derefter på "Undersøg." Når inspektøren er færdig med at køre, skal du klikke på "Fjern alle" i afsnittet "Dokumentegenskaber og personlige oplysninger".

Denne handling reducerede vores testfilstørrelse med 7 KB, så ikke en enorm mængde. Det er dog god praksis at fjerne personlige oplysninger fra dine filer, så du bør sandsynligvis gøre det alligevel. Vær advaret om, at du ikke kan gendanne disse data, efter at du har fjernet dem, så sørg for at du er glad for at de går, før du fjerner dem. Du kan gøre det samme for valgmulighederne "Usynligt indhold" og "Skjult tekst", men dette vil kun gøre din fil mindre, hvis du har skjult indhold.

Deaktiver AutoRecover (hvis du tør)

En af Words fantastiske funktioner - faktisk en af ​​de fantastiske funktioner i enhver Office-app - er AutoRecover. Denne funktion laver regelmæssige sikkerhedskopier af din fil, mens du arbejder, så hvis Word går ned, eller din computer genstartes uventet (f.eks. Når Windows foretager en systemopdatering natten over), får du automatisk gendannede versioner af åbne dokumenter næste gang du starter Ord. Selvfølgelig føjer alle disse versioner til størrelsen på din fil, så hvis du slukker for AutoRecover, bliver din fil mindre.

Gå til Filer> Valg> Gem, og slå "Gem AutoRecover-oplysninger fra hvert [x minut]" fra.

Dette vil ikke gøre en øjeblikkelig forskel, men det stopper, at nye AutoRecover-versioner føjes til filen, mens du arbejder på den.

Bare advares om, at du ikke længere har AutoRecover-versioner, så hvis Word går ned eller lukkes uventet, mister du alt dit arbejde siden sidste gang du gemte det.

Kopier alt til et splinternyt dokument

Når du arbejder på et dokument, gemmer Word forskellige ting i baggrunden for at hjælpe dig. Vi har vist, hvordan du slår disse fra, hvor det er muligt, og hvordan du sletter de data, som Word indsamler, men der vil sandsynligvis stadig være ting i dit dokument, du ikke har brug for. Hvis du finder dig selv underlagt denne form for dokumentstørrelseskridt, kan du oprette et nyt dokument og derefter kopiere alt over til det.

Start med at oprette et nyt tomt dokument. Vælg alt indholdet i dit aktuelle dokument ved at trykke på Ctrl + A. I det nye dokument skal du trykke på Ctrl + V for at indsætte alt. Dette kopierer al din tekst, sektioner, formatering, indstillinger for sidelayout, sidetal - alt hvad du har brug for.

Dit nye dokument har ikke nogen af ​​de tidligere gemte baggrundsoplysninger, AutoRecover-oplysninger eller tidligere versioner, og dette bør reducere filstørrelsen.

Husk at gøre dette vil kopiere over alle redigeringsdata i dine billeder, så du vil måske først fjerne det fra det originale dokument, før du kopierer alt til dit nye dokument. Hvis du ikke gør det, er det ikke så meget. Du kan stadig fjerne det fra dit nye dokument.

Vi kan ikke fortælle dig, hvor meget dette vil spare, fordi det kan være alt fra nogle få kilobyte til en masse megabyte, men det er altid værd at gøre, hvis du vil fjerne så meget fedt som muligt fra dit dokument.

Som en bonus har vi også set denne kopi / indsæt til et nyt dokumenttrick løse underlige fejl i Word-dokumenter, der ellers var svære at spore.

Tip, der måske kan hjælpe med at reducere dokumentets størrelse

Nogle tip ser ud til at de ville hjælpe, men vi kunne ikke få et positivt resultat med dem. Vi siger ikke, at de ikke hjælper med at reducere din filstørrelse, men det ser ud til, at du har brug for et bestemt sæt omstændigheder for at få nogen fordel af dem. Vi anbefaler stærkt at prøve tipene fra det foregående afsnit først og derefter give disse en chance, hvis du har brug for det.

Deaktiver baggrundssparing

Jo mere kompliceret et dokument er, og jo længere tid det er siden du gemte det, jo længere tid kan det tage at gemme, når du klikker på knappen "Gem". For at hjælpe med at omgå dette har Word en indstilling under Filer> Indstillinger> Avanceret med navnet "Tillad baggrundssparing."

Denne indstilling er aktiveret som standard og gemmer dokumentet i baggrunden, mens du arbejder på det. Ideen er, at når du klikker på "Gem", vil der være færre ændringer at gemme, og så vil det spare meget hurtigere. Dette er stort set et tilbagevenden til de dage, hvor Word tog en forholdsmæssigt større mængde systemressourcer, og på moderne systemer er det sandsynligvis ikke påkrævet, især hvis du ikke redigerer meget lange eller komplicerede dokumenter.

Juryen er ude om, hvorvidt dette gør en forskel i filstørrelsen. Forlader et åbent dokument med denne indstilling på ikke gøre nogen forskel på størrelsen af vores test dokument (hvorimod forlader Automatisk gendannelse tændt gjorde øge filstørrelsen). Foretagelse af ændringer over en periode på ca. 30 minutter medførte heller ikke, at dokumentstørrelsen ændredes mærkbart, uanset om "Tillad baggrundssparing" var til eller fra. At have slukket for det ændrede heller ikke, hvor hurtigt dokumentet blev gemt.

Kort sagt: denne er op til dig. Hvis det ikke reducerer din filstørrelse, hvis du slukker den, skal du lade den være tændt, for alt, hvad Word gør for automatisk at gemme dine dokumenter, er en god ting.

Konverter til RTF og derefter konverter tilbage til DOCX

RTF står for Rich Text Format, og det er en åben standard for dokumenter, der giver lidt mere formatering end almindelig tekst, men ikke alle klokker og fløjter i DOCX. Ideen med at konvertere en DOCX til RTF er, at den fjerner al ekstra formatering og eventuelle skjulte data, så når du gemmer din RTF tilbage som en DOCX-fil, bliver filstørrelsen mindre.

Ved at konvertere vores 2021, 721 KB testdokument til RTF blev filstørrelsen til 19,5 MB (så brug ikke RTF, hvis du vil have en lille fil). Konvertering af det tilbage til DOCX resulterede i en fil, der var 714 KB. Det er en 7 KB besparelse - mindre end 1% - og fordi RTF ikke kunne håndtere nogle af de enkle tabelformatering, vi brugte, måtte vi omformatere ... hvilket bragte størrelsen tilbage til 721 KB.

Denne ser ikke ud til at have mange fordele for dit dokument, især når den moderne DOCX har så mange formateringsfunktioner, som RTF ikke kan håndtere.

Konverter til HTML og konverter derefter tilbage til DOCX

Dette er den samme idé som konvertering til RTF, bortset fra at HTML er et webformat. Vores konverteringstest viste næsten identiske resultater med at bruge RTF.

Vi prøvede dette på vores 721 KB DOCX-fil, og den konverterede den til en 383 KB HTML-fil. Konvertering af det tilbage til DOCX resulterede i en 714 KB-fil. Det er en besparelse på 1%, men det rodede med formateringen, især overskrifterne, og disse skulle gøres om.

Pak dokumentet ud, og komprimer det

Et DOCX-dokument er en komprimeret fil, som et arkiv, du laver med 7-Xip eller WinRar. Dette betyder, at du kan åbne det med et af disse værktøjer og se alt indholdet. Et tip, du muligvis ser, er at udtrække alle filerne fra din DOCX, føje dem til et komprimeret arkiv og derefter omdøbe arkivet til en DOCX-filtypenavn. Hej presto, du har et Word-dokument, der er komprimeret! I teorien lyder dette plausibelt, men ved hjælp af både 7-Zip og WinRar og forskellige arkivformater fandt vi ud af, at hver gang vi forsøgte at åbne .docx-filen, vi havde oprettet, fortalte Word os, at filen var beskadiget.

Der kan være noget fortjeneste i denne idé - vores 721 KB-fil endte som kun 72 KB - men vi vil ikke anbefale det, medmindre du vil bruge meget tid på at lege med det for at prøve at få det til at fungere. Gemningen kan også kun skyldes, at komprimeringsprocessen har fjernet / komprimeret noget, der forhindrer Word i at åbne dokumentet, men vi kan ikke være sikre.

Almindeligt foreslåede tip, der sandsynligvis ikke vil gøre nogen forskel

Der er et par forslag, der flyder rundt på Internettet, der lyder fornuftigt, men som ikke har særlig stor effekt. Det betyder ikke, at du ikke skal prøve dem, bare at du ikke skal forvente meget indflydelse på størrelsen på dit dokument.

Fjern tidligere versioner af dokumentet

Word beholder tidligere versioner af dit dokument, mens du arbejder på det. Dette er AutoSave-funktionaliteten, og nogle foreslår at slette disse ved at gå til Filer> Info> Administrer dokument og fjerne eventuelle gamle versioner.

Der er dog ingen mening med at gøre dette, fordi de gamle versioner er gemt i Windows-filsystemet, ikke i dit Word-dokument. Hvis du sletter dem, bliver dit dokument ikke mindre. Hvis du vil fjerne tidligere versionoplysninger fra dokumentet, skal du enten kopiere indholdet til et helt nyt dokument eller lave en fil> Gem som for at gemme i et nyt dokument, som vi tidligere har foreslået.

Indsæt kun tekst, ikke formateringen

Når du vil kopiere og indsætte fra et dokument i dit nuværende dokument, kan du bruge forskellige indstillinger for indsættelse.

Standardindstillingen, der bruges, hvis du klikker på knappen "Indsæt" (eller trykker på Ctrl + V) er "Behold kildeformatering." Dette kopierer ikke-standard skrifttyper og formatering som fed, kursiv osv. Men hvis du i stedet klikker på "Behold kun tekst", vil dette - eller så siger teorien - reducere filstørrelsen ved at fjerne formateringen.

Vi forsøgte dette med et 20-siders dokument, der havde forskellige formateringer anvendt på tekst på hver side, og den gennemsnitlige størrelsesforskel var lige under 2 KB pr. Side. Dette kan være vigtigt, hvis du har et 250+ siders dokument, hvor det i alt vil blive op til omkring 0,5 MB, men vil du virkelig have et 250-siders Word-dokument uden formatering? Sandsynligvis ikke, fordi det for det meste ville være ulæseligt, så du mister dine besparelser, når du tilføjer formateringen igen.

Eventuelle fordele ved denne metode skyldes sandsynligvis det tip, vi gav ovenfor - kopier og indsæt hele dokumentet i et nyt dokument for at fjerne tidligere versioner, gamle redigeringsændringer osv.

Skift sidestørrelse

Word giver dig mulighed for at ændre sidestørrelse ved at gå til Layout> Størrelse og skifte fra standard "Letter" -størrelse. Der er tips, der flyder omkring det, siger, hvis du vælger en mindre, men lignende størrelse som "A4", vil andre læsere ikke mærke til, og du får en lille størrelsesbesparelse.

Vi prøvede dette med et 20-siders dokument ved hjælp af "Letter" -størrelse, der var 721 KB. Vi ændrede størrelsen til "A4", "A5" (som er halvt så stor som "A4") og "B5", og vores dokument forblev stabile 721 KB hver gang. Med andre ord gjorde det slet ingen forskel i filstørrelsen.

Stop med at integrere sproglige data

Der er en indstilling i Filer> Indstillinger> Avanceret med navnet "Integrer sproglige data", og du får vist tip forskellige steder, der fortæller dig at slå dette fra. På overfladen lyder dette rimeligt — ville ikke ekstra sproglige data øge størrelsen på et dokument?

Kort sagt er svaret nej, hvis du bruger en moderne .docx-fil. Word håndterer de sproglige data bag kulisserne, og det optager ikke noget rum i dokumentet.

Deaktivering af denne indstilling kan gøre en lille forskel for ældre .doc-filer, men selv da kun hvis du har brugt et håndskriftværktøj, og Word har nogle "oplysninger om korrektion af håndskriftgenkendelse", der skal gemmes. Ellers gør det slet ingen forskel.

Det er vores ret omfattende liste over måder, du kan klippe dine Word-filer ned i størrelse, men vi er altid på udkig efter nye metoder til at prøve (eller debunk). Slå væk i kommentarerne, hvis du kender en teknik, som vi har savnet, og vi tjekker den ud!