Sådan signeres PDF-dokumenter elektronisk uden at udskrive og scanne dem

Du har modtaget et dokument med e-mail, og du skal underskrive det og sende det tilbage. Du kan udskrive dokumentet, underskrive det og derefter scanne det igen og sende det via e-mail. Men der er en bedre, hurtigere måde.

Vi viser dig, hvordan du hurtigt tilføjer din signatur til ethvert PDF-dokument og gemmer det som en standard PDF-fil, der kan læses hvor som helst. Du kan gøre dette på Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - uanset hvilken platform du foretrækker.

Elektroniske signaturer, ikke digitale signaturer

  1. Windows : Åbn PDF-filen i Adobe Reader, og klik på knappen "Udfyld og underskriv" i højre rude.
  2. Mac : Åbn PDF-filen i Preview, klik på knappen Værktøjskasse, og klik derefter på Sign
  3. iPhone og iPad : Åbn PDF-vedhæftet fil i Mail, og klik derefter på "Markup and Reply" for at underskrive.
  4. iPhone og Android : Download Adobe Fill & Sign, åbn PDF'en, og tryk på knappen Signatur.
  5. Chrome : Installer HelloSign-udvidelsen, upload din PDF, og klik på knappen Signatur.

Lad os først rette op på nogle terminologier. Denne artikel handler om elektroniske signaturer, ikke digitale signaturer, som er noget helt andet. En digital signatur er kryptografisk sikker og bekræfter, at en person med din private signeringsnøgle (med andre ord dig) har set dokumentet og godkendt det. Det er meget sikkert, men også kompliceret.

En elektronisk signatur er derimod kun et billede af din signatur oven på et PDF-dokument. Du kan gøre det med alle slags apps, og det er, hvad de fleste mennesker har brug for, når de sender dig et dokument til at underskrive. Send dem en PDF-fil med en digital signatur, så ved de ikke, hvad de skal gøre af den. For mange virksomheder er det bare et stort teknologisk spring at acceptere at acceptere underskrevne dokumenter via e-mail i stedet for at tvinge dig til at faxe dem.

Så sikker, nedenstående metoder er ikke helt sikre - men det er heller ikke noget at udskrive, at skrive over det med en pen og derefter scanne det igen. I det mindste er dette hurtigere!

Windows: Brug Adobe Reader

RELATERET: De bedste PDF-læsere til Windows

Mens Adobe Reader ikke er den mest lette PDF-fremviser, er den en af ​​de mest funktionsfyldte og har faktisk fremragende support til at underskrive PDF-dokumenter. Andre tredjeparts PDF-læsere tilbyder muligvis denne funktion, men de kræver generelt, at du køber en betalt version, inden du bruger deres signaturfunktioner.

For at underskrive et dokument ved hjælp af Adobe Reader skal du først åbne PDF-dokumentet i Adobe Acrobat Reader DC-applikationen. Klik på knappen "Udfyld og underskriv" i højre rude.

Klik på knappen "Sign" på værktøjslinjen, og vælg "Add Signature" for at tilføje din signatur til Adobe Acrobat Reader DC.

Hvis du har brug for at tilføje andre oplysninger til dokumentet, kan du bruge de andre knapper på værktøjslinjen til at gøre det. For eksempel kan du skrive tekst eller tilføje flueben for at udfylde formularer ved hjælp af knapper på værktøjslinjen Udfyld og underskriv.

Du kan oprette en signatur på en af ​​tre måder. Som standard vælger Adobe Reader "Type", så du kan skrive dit navn og få det konverteret til en signatur. Dette vil ikke ligne din rigtige signatur, så det er sandsynligvis ikke ideelt.

I stedet for vil du sandsynligvis vælge "Draw" og derefter tegne din signatur ved hjælp af musen eller en berøringsskærm. Du kan også vælge "Billede", hvis du vil underskrive et stykke papir, scanne det med en scanner og derefter tilføje din skriftlige signatur til Adobe Reader. (Ja, dette kræver scanning, men du skal kun gøre dette en gang, hvorefter du kan bruge signaturen på alle dokumenter, du elektronisk underskriver i fremtiden.)

Når du har oprettet en signatur, skal du klikke på "Anvend" for at anvende den på dokumentet. Lad "Gem signatur" være markeret, og du kan hurtigt tilføje denne signatur i fremtiden.

Placer din signatur, hvor du vil have den med musen, og klik for at anvende den. Hvis du valgte at gemme din signatur, finder du den let tilgængelig i menuen "Sign" i fremtiden.

For at gemme dit underskrevne PDF-dokument skal du klikke på Filer> Gem og vælge en placering til filen.

Mac: Brug Preview

RELATERET: Brug din Macs preview-app til at flette, opdele, markere og underskrive PDF-filer

Mac-brugere er heldigere end Windows-brugere. Preview-applikationen, der følger med macOS, har integrerede dokumentsigneringsfunktioner. Takket være de fremragende trackpads, der er indbygget i MacBooks, kan du faktisk tegne din signatur på trackpad'en med en af ​​dine fingre for at indtaste den i Preview. På en ny MacBook med en "Force Touch" pegefelt er dette endda trykfølsomt, hvilket giver mulighed for endnu mere nøjagtige signaturer.

Du kan også bare underskrive et stykke papir og "scanne" det med dit webcam, hvis du foretrækker at oprette din signatur på den gammeldags måde (eller hvis du har en iMac uden pegefelt).

For at underskrive et dokument skal du åbne et PDF-dokument i Preview (dette skal være standardappen, der åbnes, når du dobbeltklikker på en PDF-fil, medmindre du har ændret det). Klik på den værktøjskasseformede "Vis markeringsværktøjslinje" -knap, og klik derefter på knappen "Sign" på den værktøjslinje, der vises.

Du bliver bedt om enten at oprette en signatur ved at trække fingeren over pegefeltet eller ved at underskrive et stykke papir og scanne det med dit webcam. Fang din signatur en gang, og Preview husker den for fremtiden.

Når du har fanget en signatur, kan du vælge den i den menu, der vises, når du klikker på knappen "Sign". Din signatur anvendes som et billede, der kan trækkes rundt og ændres, så det passer til dokumentet.

De andre muligheder på værktøjslinjen giver dig mulighed for at skrive tekst og tegne figurer på dokumentet, så du om nødvendigt kan udfylde formularer.

Når du er færdig, skal du klikke på Filer> Gem for at gemme PDF'en og anvende din signatur på filen. Du kan også klikke på File> Duplicate i stedet for at oprette en kopi af PDF-filen og gemme dine ændringer i en ny kopi af filen uden at ændre originalen.

Hvis du ikke kan lide Preview uanset årsag, kan du også bruge Adobe Reader DC på en Mac. Det fungerer ligesom at underskrive et dokument på Windows, så se instruktionerne i Windows-sektionen for information om det.

iPhone og iPad: Brug Mail eller Adobe Fill & Sign

RELATERET: Sådan underskrives dokumenter og markeres vedhæftede filer i iOS Mail

På en iPhone eller iPad kan du underskrive dokumenter ved hjælp af markeringsfunktionen i iOS Mail-appen. Hvis du har en Mac og bruger Preview til at underskrive dokumenter, synkroniseres din signatur faktisk fra din Mac til din iPhone eller iPad, så du ikke behøver at oprette den en anden gang.

Denne funktion er praktisk, men den fungerer kun, hvis du vil underskrive dokumenter i Mail-appen. For eksempel kan du få en e-mail til et PDF-dokument, og du skal muligvis underskrive det og e-maile det med det samme.

For at gøre dette skal du modtage en e-mail med en vedhæftet PDF-fil, trykke på PDF-vedhæftet fil og klikke på det værktøjskasseformede “Markup and Reply” -ikon i nederste højre hjørne af skærmen, mens du ser PDF'en.

Du kan derefter tilføje en signatur ved at trykke på signaturknappen nederst til højre på skærmen. Du kan også skrive tekst og tegne på dokumentet, hvis du vil.

Når du trykker på "Udført", opretter Mail-appen automatisk et svar på e-mailen med dit underskrevne dokument vedhæftet. Du kan skrive en e-mail-besked og derefter sende det underskrevne dokument.

 

Selvom dette er praktisk, fungerer det kun i Mail-appen, så det er meget begrænset. Hvis du vil gøre dette fra en hvilken som helst anden app, skal du bruge en tredjeparts signeringsapp.

Der er en hel del muligheder her, men vi kan godt lide Adobes Adobe Fill & Sign-app, som giver dig mulighed for at underskrive et ubegrænset antal dokumenter gratis. Det kan endda tage billeder af papirdokumenter med dit kamera, så du kan oprette digitale kopier af papirformularer. Du kan underskrive et dokument ved at skrive på din berøringsskærm med en finger eller stylus, og de giver dig også mulighed for at skrive tekst i PDF-dokumenter for at udfylde dem.

For at få et PDF-dokument fra en anden app til Adobe Fill & Sign, find PDF-filen i en anden app, tryk på knappen "Del" og vælg Adobe Fill & Sign-appen. Du kan derefter trykke på signaturknappen for nemt at underskrive dokumentet. Når du er færdig, skal du trykke på “Del” -knappen i Adobe Fill & Sign for at sende det underskrevne dokument til en anden app.

 

Hvis du er en virksomhed på udkig efter et mere komplet værktøj, eller hvis du bare ikke kan lide Adobe Sign & Fill, kan vi også godt lide SignNow. Det fungerer meget godt og giver dig mulighed for at underskrive dokumenter med din finger. Du kan tilmelde dig op til fem dokumenter om måneden gratis, men derefter kræver det et månedligt abonnementsgebyr. Det er dog et godt alternativ.

Android: Brug Adobe Fill & Sign

Android kommer ikke med en indbygget app, der kan gøre dette. I stedet skal du bruge en tredjepartsapp. Ligesom på iPhone og iPad kan vi lide Adobe Fill & Sign, som giver dig mulighed for at underskrive et ubegrænset antal dokumenter om måneden gratis. Det kan også tage billeder af papirdokumenter med dit kamera, så du kan underskrive dem elektronisk.

Efter installation af appen kan du åbne PDF-dokumenter i appen og trykke på signaturknappen for at underskrive dem. Du kan derefter dele det underskrevne dokument med en anden app ved at trykke på knappen "Del".

 

Ligesom på iOS anbefaler vi også SignNow, hvis du vil have noget lidt mere funktionsfyldt og er villig til at betale (da det kun tilbyder op til fem underskrifter om måneden gratis).

Chromebook: Brug HelloSign

På en Chromebook finder du en række websigneringstjenester, der fungerer for dig. Vi kan godt lide HelloSign, som tilbyder en god webgrænseflade samt en Chrome-app, der integreres med Google Drive. Det giver dig mulighed for at tilmelde dig op til tre dokumenter om måneden gratis.

HelloSigns grundlæggende webgrænseflade giver dig mulighed for nemt at uploade PDF-dokumenter og underskrive dem ved at tegne din signatur eller uploade et billede. Du kan derefter e-maile det underskrevne dokument direkte til nogen eller downloade dokumentet og gøre hvad du vil med det.

Hvis du ikke kan lide HelloSign, fungerer DocuSign også godt på en Chromebook og tilbyder en app, der integreres med Google Drev til signering og en browserudvidelse, der giver dig mulighed for at underskrive dokumenter fra Gmail. Men DocuSign tilbyder ingen gratis underskrifter. SignNow tilbyder også en Chrome-app til Google Drive og udvidelse til Gmail, men appen og udvidelsen er ikke så godt gennemgået.

Linux: Det er kompliceret

Dette er lidt hårdere på Linux, da den officielle version af Adobe Reader til Linux blev afbrudt. Selv de gamle, forældede versioner, der er tilgængelige til Linux, har ikke denne funktion, og heller ikke populære integrerede PDF-seere som Evince og Okular.

Det kan være en god idé at prøve et webbaseret værktøj som HelloSign, der er beskrevet i afsnittet Chromebook ovenfor, for at få den nemmeste oplevelse.

Hvis du vil bruge en desktop-app, er Xournal sandsynligvis det mest praktiske værktøj til at underskrive PDF-filer på Linux. Det kan kommentere PDF-filer og føje billeder til dem. Først skal du oprette et billede af din signatur - underskrive et stykke papir, scanne det ind i dit Linux-system og rydde det op. Du kan muligvis bare tage et billede af det med dit webkamera eller smartphones kamera. Det kan være en god idé at tilpasse det i GIMP, så det har en gennemsigtig baggrund, eller bare sørg for at underskrive et hvidt stykke papir, og at baggrunden er helt hvid.

Installer Xournal fra din Linux-distributions softwareinstallationsværktøj, åbn PDF-filen, og klik på menuen Funktioner> Billede. Dette giver dig mulighed for at indsætte billedet af din signatur, og du kan omplacere og ændre størrelsen efter behov, så den passer i signaturfeltet.

At skulle faktisk scanne og oprette en billedfil er lidt irriterende, men du kan bruge denne metode til hurtigt at underskrive dokumenter i fremtiden, efter at du har fået et godt billede af din signatur.

Billedkredit: Tim Pierce på Flickr