Sådan bruges Microsoft Words sammenligningsfunktion

Hvis du er på et samarbejdsteam af arbejdere, eller hvis du bare har at gøre med flere revisioner af dit eget arbejde, er det vigtigt at være i stand til at spore trinvise ændringer. I Microsoft Word er muligheden for at sammenligne enhver forskel i to næsten identiske dokumenter indbygget i sammenligningsværktøjet. Sådan bruges det.

Åbn først Word og enhver dokumentfil. (Det kan være en af ​​dem, du sammenligner, et andet dokument helt eller blot et tomt projekt.) Klik på fanen "Gennemgang" øverst på skærmen for at åbne båndmenuen, og klik derefter på knappen "Sammenlign" - det vil være tæt på højre side af menuen.

Klik på "Sammenlign" igen, hvis en anden menu åbnes. Vælg derefter dine to dokumenter i det nye vindue: "Original" (eller tidligere) dokument og "Revised" (eller senere) dokument. Hvis du ikke kan se nogen af ​​dem i rullemenuen, skal du klikke på mappeikonet til højre for at gennemse dokumentet ved hjælp af din filbrowser.

Under "Etiket skifter med" kan du indstille en note, der hjælper dig med at holde styr på, hvilken forskel der hører til hvilket dokument. Her vil jeg mærke mine “senere”, da det er den seneste revision af manuskriptet. Du kan kun tilføje et tag til det reviderede dokument, men du kan skifte mellem dem med dobbeltpilikonet.

Klik på knappen "Mere" for at se avanceret mulighed. De fleste af disse er selvforklarende, og alle indstillinger er aktiveret som standard. Bemærk indstillingen "Vis ændringer ved", som viser individuelle ændringer enten et tegn ad gangen (meget langsomt) eller et ord ad gangen.

Klik på "OK". Word åbner et kompliceret udvalg af ruder i et enkelt dokument. Fra venstre mod højre har du en detaljeret liste over ændringer, en fuld visning af det "Reviderede" dokument med røde markeringer i venstre margen, der angiver ændringer, og en dobbelt rude, der viser de originale og reviderede dokumenter stablet. Rulning med dit mushjul ruller alle tre af de primære ruder på én gang, men du kan bruge rullebjælkerne til højre for hver for at rulle de enkelte ruder til hver.

Revisionsruden er den mest nyttige her. Den viser hver ændring, hvad der blev fjernet, og hvad der blev tilføjet, i rækkefølge fra toppen af ​​dokumentet til bunden. Det er en fantastisk måde at se forskellene i tekst og formatering på et øjeblik. Ved at klikke på en af ​​posterne i Revisionsruden rulles øjeblikkeligt de andre ruder til den relevante position. Pænt!

Når du har brugt fanen Revisioner til at finde den specifikke revision, kan du højreklikke på den relevante tekst i midterruden. Klik på "Accepter" eller "Afvis" (efterfulgt af den tilsvarende handling) for at beholde eller tilbagekalde henholdsvis ændringen.

Du kan gemme dette sammenlignede dokument som en separat fil, der ikke påvirker nogen af ​​de dokumenter, du aktuelt ser. Klik på Filer> Gem som, og gem det som ethvert andet Word-dokument.

Bemærk, at funktionen Sammenlign ikke er tilgængelig, hvis et af dokumenterne har adgangskodebeskyttelse, eller dets ændringer er beskyttet i Word. Du kan ændre denne indstilling i de enkelte dokumenter ved at klikke på Gennemse> Spor ændringer.