Sådan beskyttes dokumenter og PDF-filer med adgangskode med Microsoft Office

Microsoft Office giver dig mulighed for at kryptere dine Office-dokumenter og PDF-filer, så ingen selv kan se filen, medmindre de har adgangskoden. Moderne versioner af Office bruger sikker kryptering, som du kan stole på - forudsat at du angiver en stærk adgangskode.

Instruktionerne nedenfor gælder for Microsoft Word, PowerPoint, Excel og Access 2016, men processen skal være ens i andre nyere versioner af Office.

Hvor sikker er Microsoft Office adgangskodebeskyttelse?

Microsoft Office's adgangskodebeskyttelsesfunktioner har tidligere fået en dårlig rap. Fra Office 95 til Office 2003 var krypteringsordningen meget svag. Hvis du har et dokument, der er beskyttet med en adgangskode, med Office 2003 eller en tidligere version, kan adgangskoden let og hurtigt omgåes med bredt tilgængelig adgangskodespredningssoftware.

Med Office 2007 blev Microsoft mere seriøs med hensyn til sikkerhed. Office 2007 skiftede til Advanced Encryption Standard (AES) med en 128-bit nøgle. Dette betragtes bredt som sikkert og betyder, at Office nu bruger ægte, stærk kryptering til at beskytte dine dokumenter, når du angiver en adgangskode. Vi testede PDF-krypteringsfunktionen og fandt ud af, at den også bruger 128-bit AES-kryptering på Office 2016.

RELATERET: Hvad er kryptering, og hvorfor er folk bange for det?

Der er to store ting, du skal passe på. For det første er kun adgangskoder, der fuldt ud krypterer dokumentet, sikre. Office giver dig også mulighed for at indstille en adgangskode til "Begræns redigering" af en fil - i teorien, så folk kan se en fil, men ikke redigere den uden en adgangskode. Denne type adgangskode kan let knækkes og fjernes, så folk kan redigere filen.

Også Office-kryptering fungerer kun godt, hvis du gemmer i moderne dokumentformater som .docx. Hvis du gemmer i ældre dokumentformater som .doc - som er kompatible med Office 2003 og tidligere - bruger Office den ældre, ikke-sikre version af krypteringen.

Men så længe du gemmer dine filer i moderne Office-formater og bruger indstillingen "Krypter med adgangskode" i stedet for "Begræns redigering", skal dine dokumenter være sikre.

Sådan beskyttes et kontordokument med adgangskode

For at beskytte et Office-dokument med adgangskode skal du først åbne det i Word, Excel, PowerPoint eller Access. Klik på menuen "File" i øverste venstre hjørne af skærmen. I informationsruden skal du klikke på knappen "Beskyt dokument" og vælge "Krypter med adgangskode."

Knappen hedder kun "Beskyt dokument" i Microsoft Word, men den hedder noget lignende i andre apps. Se efter "Protect Workbook" i Microsoft Excel og "Protect Presentation" i Microsoft PowerPoint. I Microsoft Access kan du bare se en "Krypter med adgangskode" -knappen på fanen Info. Trinene fungerer ellers det samme.

BEMÆRK: Hvis du kun vil begrænse redigering af dokumentet, kan du vælge “Begræns redigering” her, men som vi sagde, er det ikke særlig sikkert og kan let omgåes. Det er bedre for dig at kryptere hele dokumentet, hvis du kan.

RELATERET: Sådan oprettes en stærk adgangskode (og husker den)

Indtast den adgangskode, du vil kryptere dokumentet med. Du vil gerne vælge en god adgangskode her. Svage adgangskoder kan let gættes ved at knække software, hvis nogen får adgang til dokumentet.

Advarsel : Du mister adgang til dokumentet, hvis du nogensinde glemmer din adgangskode, så hold den sikker! Microsoft råder dig til at skrive navnet på dokumentet og dets adgangskode ned og opbevare det et sikkert sted.

Når et dokument er krypteret, vises meddelelsen "En adgangskode kræves for at åbne dette dokument" på infoskærmen.

Næste gang du åbner dokumentet, vil du se feltet “Indtast adgangskode for at åbne fil”. Hvis du ikke indtaster den korrekte adgangskode, kan du slet ikke se dokumentet.

For at fjerne adgangskodebeskyttelsen fra et dokument skal du klikke på knappen "Beskyt dokument" og vælge "Krypter med adgangskode" igen. Indtast en tom adgangskode, og klik på "OK". Office fjerner adgangskoden fra dokumentet.

Sådan oprettes en adgangskodebeskyttet PDF-fil

Du kan også eksportere et Office-dokument til en PDF-fil og beskytte den PDF-fil med en adgangskode. PDF-dokumentet krypteres med den adgangskode, du angiver. Dette virker i Microsoft Word, men ikke af en eller anden grund.

For at gøre dette skal du åbne dokumentet i Microsoft Word, klikke på menuknappen "File" og vælge "Export". Klik på knappen "Opret PDF / XPS" for at eksportere dokumentet som en PDF-fil.

Klik på knappen "Valgmuligheder" i bunden af ​​det dialogboks, der vises. I bunden af ​​indstillingsvinduet skal du aktivere indstillingen "Krypter dokumentet med en adgangskode" og klikke på "OK".

Indtast den adgangskode, du vil kryptere PDF-filen med, og klik derefter på "OK".

Når du er færdig, skal du indtaste et navn til PDF-filen og klikke på knappen "Publicer". Office eksporterer dokumentet til en adgangskodebeskyttet PDF-fil.

Advarsel : Du kan ikke se PDF-filen, hvis du glemmer adgangskoden. Sørg for at holde styr på det, ellers mister du adgangen til din PDF-fil.

Du bliver nødt til at indtaste PDF-filens adgangskode, når du åbner den. Hvis du f.eks. Åbner PDF-filen i Microsoft Edge – Windows 10s standard-PDF-fremviser, bliver du bedt om at indtaste adgangskoden, før du kan se den. Dette fungerer også i andre PDF-læsere.

Denne funktion kan hjælpe med at beskytte særligt følsomme dokumenter, især når du gemmer dem på et USB-drev eller i en onlinelagringstjeneste som Microsoft OneDrive.

Fuld disk-kryptering som Device Encryption og BitLocker på en Windows-pc eller FileVault på en Mac er mere sikker og smertefri for at beskytte alle dokumenter på din computer, dog - især hvis din computer er stjålet.