Sådan oprettes postetiketter i Word fra en Excel-liste

Du bruger muligvis Microsoft Excel til at organisere en mailingliste pænt. Når du er klar til at udskrive postetiketter, skal du dog bruge fletning af post til at oprette dem i Word fra din Excel-liste. Sådan gør du.

Trin et: Forbered din postliste

Hvis du allerede har oprettet en mailingliste i Excel, kan du sikkert springe denne test over. Hvis du ikke har oprettet listen endnu, på trods af Excel mangler mailingfunktionen, anbefaler vi stadig stærkt, at du bruger Excel, da det er bedre til at organisere og vedligeholde data end at bruge en Word-tabel.

Den første ting du skal gøre er at oprette en kolonneoverskrift svarende til de data, der findes i hver kolonne. Placer disse overskrifter i den første række i hver kolonne.

Hvilke overskrifter du inkluderer, afhænger af hvilke oplysninger du planlægger at bruge i postetiketterne. Titler er altid gode, men det er vigtigt, at du ved, hvilken titel en person går forbi, før de opretter etiketterne. Også, hvis din liste er for virksomheder og ikke enkeltpersoner, kan du udelade overskriften "Fornavn" og "Efternavn" og bare gå med "Firmanavn" i stedet. For at illustrere trinene korrekt følger vi en personlig postliste i dette eksempel. Vores liste vil omfatte følgende overskrifter:

  • Fornavn
  • Efternavn
  • Vejnavn
  • By
  • Stat
  • Postnummer

Dette er de standardoplysninger, du finder på postetiketter. Du kan endda indsætte billeder i postetiketterne, hvis du vil, men dette trin kommer senere i Word.

RELATERET: Sådan oprettes og udskrives etiketter i Word

Når du er færdig med at oprette overskrifterne, skal du fortsætte og indtaste dataene. Når du er færdig, skal din liste se sådan ud:

Gå videre og gem din liste, og lad os gå over til Microsoft Word.

Trin to: Opret etiketter i Word

Åbn et tomt Word-dokument. Gå derefter videre til fanen "Mailings" og vælg "Start Mail Merge."

Vælg "Etiketter" i rullemenuen, der vises.

Vinduet "Etiketindstillinger" vises. Her kan du vælge dit mærke og produktnummer. Når du er færdig, skal du klikke på "OK".

Dine etiketkonturer vises nu i Word.

Bemærk: Hvis dine etiketkonturer ikke vises, skal du gå til Design> Kanter og vælge "Vis ristelinjer."

Trin tre: Tilslut dit regneark til Words etiketter

Før du kan overføre dataene fra Excel til dine etiketter i Word, skal du forbinde de to. Tilbage på fanen "Udsendelser" i Word-dokumentet skal du vælge indstillingen "Vælg modtagere".

En rullemenu vises. Vælg "Brug en eksisterende liste."

Windows File Explorer vises. Brug den til at finde og vælge din adresselistefil. Klik på "Åbn" med den valgte fil.

Vinduet "Vælg tabel" vises. Hvis du har flere ark i din projektmappe, vises de her. Vælg den, der indeholder din liste. Sørg for at aktivere indstillingen "Første række data indeholder kolonneoverskrifter", hvis det ikke allerede er tilfældet, og klik derefter på "OK".

Dine etiketter er nu forbundet med dit regneark.

Trin fire: Tilføj postfletningsfelter til etiketterne

Nu er det tid til at tilføje dine flettefelter i Words etiketter. Vælg den første etiket, skift til "Mailings" -fanen, og klik derefter på "Address Block".

I vinduet "Indsæt adresseblok", der vises, skal du klikke på knappen "Match felter".

Vinduet "Match felter" vises. I gruppen "Påkrævet til adresseblokering" skal du sørge for, at hver indstilling matcher kolonnen i din projektmappe. For eksempel skal "Fornavn" matche "Fornavn" osv. Når du har bekræftet, at alt er indstillet korrekt, skal du klikke på “OK”.

Tilbage i vinduet "Indsæt adresseblok", se eksemplet for at sikre, at alt ser godt ud, og klik derefter på "OK".

<> vises nu i din første etiket.

Gå tilbage til fanen "Forsendelser", og klik derefter på "Opdater etiketter."

Når det er valgt, skal <> vises i hver etiket.

Nu er du nu klar til at udføre postfletningen.

Trin fem: Udfør postfletning

Nu for at se magien ske. Klik på "Udfør og flet" på fanen "Forsendelser".

Vælg "Rediger individuelle dokumenter" i rullemenuen, der vises.

Vinduet "Flet til nyt dokument" vises. Vælg "Alle", og klik derefter på "OK".

Din liste fra Excel flettes nu til etiketterne i Word.

Alt, hvad der er tilbage at gøre nu, er at udskrive dine etiketter og sende din mail!