Sådan sendes og modtages faxer online uden en faxmaskine eller telefonlinje

Nogle langsomme virksomheder og offentlige myndigheder accepterer muligvis ikke dokumenter via e-mail, hvilket tvinger dig til at faxe dem ind. Hvis du er tvunget til at sende en fax, kan du gøre det fra din computer gratis.

Vi har tidligere dækket måder til elektronisk at underskrive dokumenter uden at udskrive og scanne dem. Med denne proces kan du digitalt underskrive et dokument og faxe det til en virksomhed - alt sammen på din computer og uden behov for udskrivning.

Sådan fungerer faxmaskiner (og hvorfor de er så ubelejlige)

Dette er ikke så let som det burde være. Faxmaskiner er alle forbundet med de almindelige gamle telefonlinjer. Når du bruger en standardfaxmaskine, ringer den faxmaskine til et nummer, du angiver. Faxmaskinen på destinationsnummeret svarer, og dokumentet transmitteres via et telefonopkald.

Denne proces blev opfundet før Internettet og virker latterligt arkaisk på dette tidspunkt. For at udføre en fax kan en person skrive et dokument, udskrive det og scanne det ind i faxmaskinen, der sender det over telefonlinjen. Den person, der modtager faxen, kan derefter scanne det faxede dokument og gøre det tilbage til en digital fil. De er kommet i fuld cirkel - dokumentet blev sendt fra en computer til en anden computer med meget ekstra arbejde og mistet billedkvalitet.

RELATERET: Sådan signeres PDF-dokumenter elektronisk uden at udskrive og scanne dem

Ideelt set ville du være i stand til at indsende et dokument via e-mail eller en mere sikker online metode. Mange virksomheder betragter fax som en sikker metode til transmission af dokumenter, men det er det virkelig ikke - hvis nogen snoede på telefonlinjen, kunne de let opfange alle de faxede dokumenter.

Der er ingen måde at oprette forbindelse til en faxmaskine direkte over internettet, da faxmaskinen kun er tilsluttet telefonlinjer. For at udføre en fax online har vi brug for en slags gateway, der accepterer dokumenter via internettet og sender dokumentet til en faxmaskine. Det er her nedenstående tjenester kommer ind. Giv dem et dokument, og de gør det irriterende arbejde med at ringe op til faxmaskinen og sende dit dokument over telefonlinjen.

Du kunne bare faxe med din computer, men ...

Du kan selvfølgelig springe over nedenstående tjenester. Microsoft Windows indeholder endda et fax- og scanningsapplikation, der giver dig mulighed for at sende faxer. Fangsten er, at du har brug for din computer tilsluttet telefonlinjen - ja, det betyder, at du har brug for et opkaldsfaxmodem. Du har også brug for en fast telefonforbindelse, og du bliver nødt til at fortælle folk at holde sig væk fra telefonen, når du sender fax, ligesom i de gamle opkaldsinternetdage. Selvfølgelig, hvis du faxede meget, kunne du betale for en dedikeret faxtelefonlinje - dette kan endda være nødvendigt, hvis du modtog mange faxer.

Dette er naturligvis ikke ideelt. Sikker på, at hvis du har brug for at sende en hel del faxer, skal du købe en faxmaskine eller et modem og tilslutte det til din fastnet. Men du behøver sandsynligvis ikke at sende og modtage faxer dette ofte - du skal forhåbentlig bare sende lejlighedsvis fax, når du støder på en organisation, der sidder fast i fortiden.

Scan dokumentet, eller brug en eksisterende digital fil

RELATERET: Sådan scannes dokumenter til PDF med din Android-telefons kamera

Den grundlæggende proces er enkel. Først skal du scanne det dokument, du vil faxe, ligesom hvis du vil sende dokumentet via e-mail. hvis du ikke har en scanner, der ligger rundt, kan du prøve at scanne den med din smartphone. Hvis dokumentet allerede er en fil på din computer, tillykke - du behøver ikke at scanne noget.

Med dokumentet nu i digital form kan du sende det videre til en tjeneste, der gør det irriterende faxarbejde for dig.

Send faxer online, gratis

Der er så mange online fax-tjenester derude, at det er svært at træffe en informeret beslutning om, hvilken man skal vælge. Den første ting at overveje er, hvilken slags bruger du er, hvor ofte du faxer, og hvilke funktioner du har brug for.

Strømbruger: RingCentral Fax

Hvis du hele tiden sender følsomme faxer, eller hvis du arbejder for en virksomhed, og du prøver at vælge en tjeneste, er RingCentral Fax, som delvist ejes af Cisco og AT&T, sandsynligvis det bedste valg til dine behov, især da de har mange gode sikkerhedsfunktioner og support til flere brugere med separate faxlinjer.

Det har alle de funktioner, du kan forestille dig, inklusive integrationer med Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, og du kan endda få et gratis nummer. Det har også mange sikkerhedsfunktioner, der ville være nyttige for virksomheder eller mennesker, der sender sikker information.

Selvfølgelig, hvis du bare vil sende et par faxer, kan du tilmelde dig en af ​​deres billige planer ... og derefter bare annullere efter en måned eller to.

Lejlighedsvis bruger

Hvis du har brug for at sende lejlighedsvis fax, anbefaler vi, at du tilmelder dig en gratis prøveversion af MyFax, som giver dig mulighed for at sende op til 100 sider, hvilket er flere sider pr. Måned, end de fleste mennesker skal faxe om året. Hvis du har brug for at faxe ofte, kan du opgradere til en almindelig plan.

Modtagelse af faxer

Hvis du har brug for at modtage faxer, skal du tilmelde dig en betalt tjeneste. Tjenesten skal etablere et dedikeret telefonnummer til din faxlinje, og det koster penge. RingCentral, MyFax og mange andre tjenester gør dette, hvis du betaler.

RELATERET: Sådan signeres PDF-dokumenter elektronisk uden at udskrive og scanne dem

Heldigvis skal du i det mindste være i stand til at få en gratis prøveperiode - RingCentral tilbyder f.eks. 30 dages gratis faxmodtagelse.

Der er mange faxtjenester, du kan bruge, og hvis du bare har brug for at sende en lejlighedsvis fax, kan du klare det gratis, men hvis du vil modtage en fax, vil du ende med at skulle tilmelde dig en prøvekonto . Du kan altid annullere, hvis du vil.

Billedkredit: Matt Jiggins på Flickr, David Voegtle på Flickr