Sådan reduceres filstørrelsen på en PowerPoint-præsentation

I betragtning af at Microsoft PowerPoint-præsentationer generelt ledsages af masser af billeder, gifs, indlejrede videoer, diagrammer, grafer og andet indhold, er det ikke overraskende, at du får nogle ret store filer. Her er et par trin, du kan tage for at reducere en præsentations filstørrelse.

Store filer kan være irriterende. De optager masser af dyrebar diskplads, sænker afspilningens ydeevne og kan få e-mails til at hoppe tilbage på grund af overskridelse af filstørrelsesgrænsen. Du kan forhindre alle disse ting ved at reducere filstørrelsen på din præsentation.

Vi har nævnt det før, men det første, du tænker på, når du overvejer at reducere filstørrelsen, er billeder - og med god grund. Billedfiler kan være ret store. Der er trin, du kan tage for at reducere størrelsen, såsom at komprimere billederne i præsentationen. Hvis du har mistanke om, at årsagen til, at din PowerPoint-fil er så stor, skyldes billeder, skal du sørge for at læse den artikel, vi har skrevet om, hvordan du reducerer størrelsen på Office-dokumenter, der indeholder billeder.

RELATERET: Sådan reduceres størrelsen på et Microsoft Word-dokument

Vi har nogle yderligere tip, du kan tilføje, hvis du har fulgt disse trin, men stadig har brug for at reducere din præsentations filstørrelse.

Konverter din præsentation til PPTX-format

Microsoft frigav PPTX-formatet i Office 2007. Det er stadig ikke ualmindeligt at se PPT-filer flyde rundt. Så hvad er forskellen mellem en PPT- og PPTX-fil? PPTX-versionen komprimerer alt indholdet i præsentationen. Hvis du har en PPT-fil og konverterer den til en PPTX-fil, vil du bemærke et fald i filstørrelsen.

Konvertering af filen er så simpelt som at trykke på en knap og vælge filtype. Gå videre og åbn din PPT-fil, gå over til fanen "File", og klik derefter på "Convert".

Windows File Explorer vises. Du bemærker, at typen Gem som er angivet som "PowerPoint-præsentation." Dette er PPTX-filtypen. Klik på "Gem".

Din PPT-fil konverteres nu til en PPTX-fil. Som du kan se, er filstørrelsen reduceret.

HTG Præsentation 2 er vores PPT-fil, og HTG Præsentation 3 er vores PPTX-fil. Blot at konvertere filtypen reducerede størrelsen med 335 KB.

Selvom dette ikke er et betagende fald i filstørrelse, lykkedes det os at reducere en Word-dokumentfilstørrelse fra 6.001 KB til 721 KB. Det hele afhænger af, hvad der er inde i filen. Med held og lykke vil dette være det eneste skridt, du skal tage. Hvis ikke, skal du fortsætte med at læse.

Indsæt dine billeder — Kopier og indsæt ikke

Det er fristende at kopiere og indsætte et billede i PowerPoint i stedet for at bruge indsætningsfunktionen. Dette er ikke et problem, hvis du ikke er bekymret for filstørrelse, men hvis du er det, skal du passe på at kopiere og indsætte - det kan muligvis omformatere dit billede til BMP eller PNG. Hvorfor er dette et problem? Begge disse filformater er større end JPG.

Du kan se i ovenstående skærmbillede, at PNG-filen er 153KB sammenlignet med 120KB JPG-filen med det samme billede. Hver gang du kopierer og indsætter en JPG-fil til PowerPoint, og den bliver konverteret til PNG, tilføjer du lidt unødvendig filstørrelse til præsentationen. Brug af indsætningsfunktionen sikrer, at dine billeder indsættes som beregnet.

Foretag billedredigeringer i en billededitor - ikke i PowerPoint

Når du indsætter et billede i PowerPoint, er det bedst at sikre dig, at det ikke har brug for redigeringer. Hvis det gør kræver redigeringer, du er bedre stillet gøre det i et billedredigeringsprogram. Hvorfor? Når du bruger PowerPoint til at redigere dit billede, gemmer det alle disse ændringer som en del af præsentationen. For eksempel, når du ændrer et billede til sort / hvid, bevarer PowerPoint også fuldfarvebilledet. Det er mange ekstra bid, der lagres.

Hvis du ikke har en billededitor (du har det), eller du bare skal bruge PowerPoint, skal du sørge for at fortælle PowerPoint at kassere alle de overskydende data, der er gemt fra redigeringerne. Det sparer dig ikke så meget plads som at arbejde i en dedikeret editor, men det hjælper.

Komprimer alle billederne i din præsentation

Du kan komprimere billeder i PowerPoint et ad gangen eller alle på én gang. Hvis du ønsker at gøre sidstnævnte, er det sådan.

Åbn din præsentation, gå over til fanen "File", og vælg derefter "Save As" i venstre rude.

Vælg derefter "Flere indstillinger", som du finder under det område, hvor du vil navngive din fil, og vælg filtypen.

Vinduet "Gem som" vises - denne gang med et par ekstra muligheder til rådighed for dig. Klik på "Værktøjer" ud for knappen "Gem".

I rullemenuen, der vises, skal du vælge "Komprimer billeder."

Vinduet "Komprimer billeder" vises. Her kan du vælge opløsningstypen for billederne (baseret på PPI) i præsentationen. Du vil også bemærke, at du ikke er i stand til at vælge "Anvend kun dette billede" i gruppen "Kompressionsindstillinger". Det skyldes, at på grund af den måde, vi fik adgang til dette værktøj, er denne mulighed ikke tilgængelig.

Bemærk:  Hvis du ønsker at komprimere et enkelt billede, skal du vælge det og derefter gå til Billedværktøjsformat> Komprimer billeder.

Når du er tilfreds med dit valg, skal du klikke på "OK".

Sørg for at gemme din præsentation bagefter.

Brug ikke indlejrede skrifttyper

Vi forstår, hvorfor du måske vil integrere skrifttyper - du laver muligvis en Star Wars-præsentation, og som et resultat vil enhver, du måske deler præsentationen med, sandsynligvis ikke have disse specielle skrifttyper til rådighed for dem. Indlejring af skrifttyperne i din præsentation kan forhindre problemer langs linjen, men det koster prisen for øgede filstørrelser.

Generelt, medmindre du er sikker på at du har brug for at vise en bestemt skrifttype, anbefaler vi at deaktivere indlejring af skrifttyper.

Gå over til "File" -fanen, og vælg "Options" i bunden af ​​venstre rude.

Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet "Integrer skrifttyper i filen" på fanen "Gem", og klik derefter på "OK".

Vi gemte en kopi af vores præsentation med alle indlejrede skrifttyper uden indlejrede skrifttyper og med kun de skrifttyper, der blev brugt i præsentationen indlejret. Se på forskellen, hvis filstørrelser:

Overbevist endnu?

Link til filer i stedet for at integrere dem

Overvej forskellen i filstørrelse, hvis du integrerer en hel YouTube-video i din præsentation i stedet for at linke tilbage til den. Indlejring af en hel video vil øge størrelsen på din præsentation betydeligt. Der er bestemt nogle værdifulde fordele ved indlejring af en fil vs. at linke til den (f.eks. Når modtageren muligvis ikke har internetadgang til at afspille videoen), men hvis filstørrelsen er et problem, skal du bare ikke gøre det.

Gem ikke et miniaturebillede til præsentationen

Vej tilbage, når Office giver dig mulighed for at gemme miniaturebilleder af din præsentation, så du kan få et smugkig på filen, når du søger efter den i File Explorer. Windows er vokset til at være mere sofistikeret, så det kræver ikke længere hjælp fra Office-applikationer til at gøre dette. Men muligheden er stadig tilgængelig.

Vi kørte en lille test for at se forskellen i filstørrelse med og uden denne mulighed aktiveret. Her er resultaterne:

Med miniaturebillede aktiveret var vores filstørrelse 2.660 KB. Uden indstillingen aktiveret blev filstørrelsen reduceret til 2.662 KB, hvilket i alt sparer 7 KB.

Dette er en ret lille gemning, men da vi testede det med et Word-dokument, var forskellen signifikant og viste 721 KB uden indstillingen aktiveret og 3.247 KB med indstillingen aktiveret.

Selvom dette er et stort hul mellem applikationer, og det ikke ligefrem er klart, hvorfor forskellen er så stor, er det stadig en mulighed, der er værd at udforske. For at deaktivere funktionen skal du åbne din præsentation, gå over til fanen "File" og derefter vælge "Properties", der findes i højre side, og derefter "Advanced Properties".

Du vil nu være i fanen "Oversigt" i vinduet "Egenskaber". Fjern markeringen i feltet ud for "Gem eksempelbillede", og klik derefter på "OK" nederst i vinduet.

Fjern personlige og skjulte oplysninger fra din præsentation

Microsoft Office gemmer dine personlige oplysninger (såsom forfatternavn) og skjulte egenskaber i din præsentation. At slippe af med disse oplysninger kan spare dig lidt plads.

Åbn din præsentation, gå over til fanen "File", vælg "Check for Issues" og vælg derefter "Inspect Document."

Vinduet "Dokumentinspektør" vises. Sørg for, at feltet "Dokumentegenskaber og personlige oplysninger" er markeret, og klik derefter på "Undersøg".

I det næste vindue skal du vælge "Fjern alle". Oplysningerne fjernes nu, hvilket sparer dig et par KB plads.

Sluk for AutoRecover

Vi anbefaler ikke nødvendigvis dette, og det bør kun bruges som en sidste udvej. AutoRecover er et vigtigt værktøj i Office, og hvis du nogensinde har mistet et dokument, før du gemmer, forstår du præcist, hvad vi mener.

Hver gang Office bruger AutoRecover, tilføjer det lidt til filens størrelse. For at slå AutoRecover fra, gå over til fanen "File" og vælg "Options", der findes nederst i venstre rude.

Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for "Gem oplysninger om automatisk gendannelse nogensinde xx minutter" under fanen "Gem" i vinduet "Indstillinger".

Hvis du straks gemmer og afslutter præsentationen, bemærker du ingen forskel. Over tid, mens du fortsætter med at komme igennem præsentationen, tilføjer AutoRecover-funktionen KB til din fil.

Kopier alt til en ny præsentation

Mens du opretter din præsentation, gemmer PowerPoint forskellige ting i baggrunden for at hjælpe dig. Vi har nævnt, hvordan man slukker for mange af disse funktioner, sletter data, som PowerPoint gemmer osv., Men der er altid en chance for, at noget gled gennem revnerne, og PowerPoint lagrede nogle oplysninger, du ikke har brug for. Kopiering af dit indhold til en ny præsentation kan være en god løsning på problemet.

Dette kan være lidt besværligt, da du med PowerPoint skal kopiere og indsætte hvert dias (og master dias). Når du først har gjort det, vil den nye præsentation ikke have nogen af ​​de tidligere gemte baggrundsoplysninger, AutoRecover-oplysninger eller tidligere versioner af filen. Som et resultat skal du se en ændring i filstørrelse.

Selvom vi ikke kan fortælle dig nøjagtigt, hvor meget dette reducerer din filstørrelse, da hver præsentation vil være forskellig, er det et skud værd.

En mulighed: Pakk præsentationen ud, og komprimer den

Som vi nævnte tidligere, er en PPTX-fil en komprimeret fil (det er grunden til, at størrelsen er meget mindre end en oldtids-PPT-fil). Dette betyder, at du kan åbne det med et værktøj som 7-Zip eller WinRar, udpakke alle filerne fra din PPTX, føje dem til et komprimeret arkiv og derefter omdøbe arkivet til en PPTX-filtypenavn.

Vi havde dog nogle problemer her.

I Rob's test med sit Word-dokument reducerede det størrelsen af ​​filen med succes fra 721 KB til 72 KB. Det ødelagde imidlertid filen i processen. I min testning med min 2.614 KB-fil ødelagde den ikke den, men den reducerede den kun til 2.594KB - i alt kun 20 KB. Vi er usikre på, hvad der spilles her, så hvis du vil give dette en chance, skal du sørge for at have en sikkerhedskopi af din fil, inden du gør det.

Det er alle de tip, vi har til at reducere størrelsen på din PowerPoint-præsentation. Vi er altid på udkig efter nye og interessante måder at reducere størrelsen på vores filer, så hvis du har nogle tip, så lad os vide det i kommentarfeltet, så tester vi dem gerne!