Sådan gemmes et Excel-ark som PDF

At gemme et Excel-regneark som PDF kan være forvirrende, og den færdige fil ser ofte anderledes ud, hvordan vi vil have den præsenteret. Sådan gemmes et ark som en læsbar ren PDF-fil.

Excel-filer som PDF-filer

Der er mange scenarier, når du måske vil gemme et Excel-dokument som en PDF-fil i stedet for et regneark. For eksempel, hvis du kun vil sende en bestemt del af et større ark ud, eller hvis du ikke vil have, at det kan redigeres. Det kan dog være lidt vanskeligt at konvertere en Excel-fil til en PDF.

Vi tænker ofte ikke på Excel-regneark som dokumenter med kanter, sider og margener. Men når det kommer til at omdanne disse filer til PDF-dokumenter, der kan læses, udskrives eller distribueres til andre, er det noget, du skal være opmærksom på. Din fil skal være læselig og forståelig uden tilfældige vildfarne kolonner på andre sider eller cellestørrelser, der er for små til at læse.

Sådan gør du dit regneark til et præsentabelt og udskriveligt PDF-dokument.

Opsætning af siden

Hvis du bruger Office 2008 eller nyere, skal du navigere til fanen Sidelayout. Her ser du flere muligheder grupperet under afsnittet Sideopsætning. Her er de første tre:

  • Margener:  Hvor stort det hvide mellemrum er mellem kanten af ​​et dokument og den første celle
  • Retning:  Uanset om du vil have din færdige fil i liggende eller stående retning
  • Størrelse:  Sidestørrelsen på dit færdige dokument

Disse fungerer mest det samme som i et Word-dokument, så indstil dem ud fra, hvordan du vil have din færdige PDF til at se ud. Bemærk, at de fleste Excel-regneark er mere læselige i liggende retning end i stående, medmindre du har meget få kolonner. Ark, der er gemt i stående, har ofte kolonner, der falder uden for det endelige udskriftsområde, hvilket kan gøre dit dokument meget vanskeligt at navigere og læse.

Derudover kan du tilføje et overskrift og en sidefod til dit endelige layout. Klik på pilen i nederste højre hjørne af afsnittet Sideopsætning, og klik derefter på fanen Sidehoved / sidefod. Du kan vælge en af ​​Office's genererede indstillinger eller oprette en af ​​dine egne ved hjælp af funktionen "Tilpas".

Du har også mulighed for at ændre baggrunden for din udskrift. For at gøre dette skal du klikke på knappen Baggrund i Sideopsætning. Du kan vælge et billede fra din bærbare computer eller fra skyen, og dette billede fliser på hele dit ark.

Definition af et udskriftsområde og montering

Dernæst skal du bestemme, hvilket område der skal omdannes til en PDF, samt hvor mange rækker og kolonner der vil være på hver side.

Den første måde at definere området på er ved at klikke og trække for at markere alle de celler, du vil have i dit dokument. Gå derefter til Sideopsætning> Udskriv område> Indstil udskriftsområde. Dette skaber en tynd grå linje omkring hele området, der udskrives. Når du opretter din PDF, inkluderes ikke alt uden for dette område. Du kan også indtaste cellerne manuelt ved at klikke på pilen i nederste venstre hjørne og gå til Ark> Udskrivningsområde.

I lighed med Microsoft Word kan du også oprette sideskift for at segmentere forskellige tabeller. Disse sideskift kan være både vandrette og lodrette. Gå til den celle, hvor du vil placere et sideskift, klik på fanen "Sidelayout" på båndet, og vælg Sideopsætning> Sideafbrydelser> Indsæt sideskift. Dette skaber en pause lige over og til venstre for din nuværende celle.

En anden vigtig ting at gøre er at definere indstillingen Scale to Fit. Til højre for Sideopsætning ser du tre muligheder: Bredde, Højde og Skala. Indstillingerne Bredde og Højde giver dig mulighed for at indstille, hvor mange sider rækkerne eller kolonnerne i din tabel skal vises på. Hvis du f.eks. Har mange rækker, men kun et par kolonner, er det ideelt at indstille bredden til en side. Skala bestemmer derimod den samlede størrelse på hele dit udskrivningsområde.

Arkindstillinger

Den sidste menu, du skal være opmærksom på, er Arkindstillinger. Dette er indstillinger, der påvirker udseendet på dit sidste udskrevne ark. For at få adgang til de fulde arkindstillinger skal du klikke på pilen i nederste venstre hjørne af arkindstillingssektionerne.

Her er en oversigt over de forskellige tilpasninger, du kan gøre i denne menu:

  • Udskriv titler:  Du kan fryse bestemte rækker og kolonner på arket på plads, så de vises på hver side, f.eks. Overskrifter og etiketter.
  • Gridlines: Dette giver dig mulighed for at indstille, om der skal vises gitterlinjer, som er linjerne mellem celler, der vises, når der ikke er malet nogen kant på dem.
  • Overskrifter:  Dette giver dig mulighed for at vise overskrifter, som er de faste alfabetiske (A, B, C) og numeriske (1, 2, 3) etiketter på x-aksen og y-aksen i Excel-regneark.
  • Kommentarer, noter og fejl: Dette viser de integrerede kommentarer, noter og fejladvarsler i det endelige dokument.
  • Udskriftsrækkefølge:  Dette giver dig mulighed for at indstille, om du vil oprette et dokument, der går først eller går rigtigt først.

I denne menu kan du gå til skærmbilledet Printeksempel, hvor du kan få et glimt af dit endelige dokument. Du kan også gå til skærmen med genvejen Ctrl + P.

RELATERET: Sådan udskrives et regneark med kommentarer i Excel

Gemme eller udskrive som PDF

Med dit dokument korrekt formateret og klar til at gå, er der to måder, du kan oprette en PDF på.

For at gemme filen som en PDF i Excel skal du åbne dialogboksen Gem som og vælge PDF i rullemenuen "Gem som type". Alternativt kan du gå til Eksport> Eksporter til XPS / PDF. Herfra har du et par muligheder. Du kan beslutte, om du vil optimere filen til standard eller minimum, hvilket bestemmer dokumentets endelige kvalitet og filstørrelse. Du kan derefter klikke på "Indstillinger" for at vælge det område, der skal offentliggøres:

  • Valg:  De aktuelle celler, du har valgt
  • Aktive ark:  Det aktuelle ark, du er i
  • Hele projektmapper:  Alle projektmapper i den aktuelle fil, du arbejder på
  • Tabel:  En defineret tabel, som du har oprettet via Microsoft Excel

Du kan også vælge at ignorere det udskriftsområde, du har angivet helt.

Du kan også udskrive filen som en PDF. Microsoft har en indbygget PDF-printer kaldet Microsoft Print to PDF, som du kan vælge i rullemenuen til printeren. Hvis du har et andet PDF-drev, såsom Adobe PDF, Foxit eller PDF Xchange, kan du også bruge et af dem. Inden du klikker på "Udskriv", skal du gennemse din forhåndsvisning af udskrivningen for at sikre dig, at alt ser korrekt ud.

RELATERET: Sådan udskrives til PDF i Windows: 4 tip og tricks